Le processus légal est très risqué et peut rapidement faire perdre du temps et de l’argent.
Comment réduire ce risque, le temps et l’argent investis et maximiser vos résultats ?

« Il serait utile que des systèmes soient en place pour se débarrasser des choses inutiles. La raison pour laquelle le processus de communication de documents électroniques est si coûteux est en partie dû au stockage de données par les entreprises qui n’ont aucune valeur commerciale … Les entreprises vont se rendre compte qu’il est important d’avoir un meilleur contrôle de la gouvernance de leurs systèmes d’information afin de se débarrasser des données dont l’entreprise n’a pas besoin … de manière à améliorer la rentabilité de l’entreprise ».

— L’honorable Andrew J. Peck
Source: EDRM (edrm.net)

FileFacets pour le domaine juridique

FileFacets fournit la plateforme et la méthodologie pour résoudre un certain nombre de défis liés aux données auxquels sont confrontés à la fois les juristes et leurs clients. Avec des années d’expérience en matière de gouvernance du système d’information, FileFacets fournit les outils nécessaires pour obtenir les données et les identifier, et prendre des mesures correctives en ce qui concerne les données provenant de plusieurs sources.

FileFacets se trouve sur le côté gauche du modèle de référence de la preuve électronique (EDRM), un cadre qui décrit les normes de récupération, de preuves et de données numériques pendant la procédure légale. Grâce à une interface sophistiquée mais simple, FileFacets permet aux entreprises de scanner plusieurs sources de données non structurées et de localiser, d’identifier et d’organiser des contenus spécifiques à l’action.

Source: EDRM (edrm.net)

Fusions et acquisitions

FileFacets peut être utilisé pendant le processus de diligence raisonnable grâce à l’intégration post-fusion pour améliorer la qualité des données, diminuer le temps de la phase de divulgation et réduire le risque d’échec de la transaction commerciale.
 

  • Accélérer la recherche IP par la réduction des ensembles de données grâce à la suppression des données redondantes du côté de la vente.
  • Identifier les documents pertinents dans plusieurs dépôts et emplacements, e-mails et ordinateurs de bureau.
  • Identifier les documents contenant des informations sensibles ou personnelles.
  • Remplir, structurer et organiser les contenus dans la salle des transactions commerciales.
  • Combiner des ensembles de données et de structures après la conclusion de la transaction.

Subpoena Duces Tecum (assignation à produire)

FileFacets peut être utilisé pour la recherche et la production de données dans le cas d’une assignation à produire par ordonnance d’un tribunal pour la production de preuves.
 

  • Réduit les ensembles de données en supprimant les données redondantes des entrepôts de données d’entreprise.
  • Identifie les documents pertinents dans plusieurs référentiels et emplacements, e-mails et ordinateurs de bureau.
  • Utilise plusieurs critères de recherche selon les propriétés du document et / ou les métadonnées (c.-à-d. date de création, de modification, d’auteur, de type de document, etc.)
  • Utilise plusieurs critères de recherche par contenu de document et/ ou type ( c.-à-d. la recherche de motif d’expression régulière ou la recherche de sujet de recherche)
  • Copie des données dans un dossier commun pour l’exportation ou le transfert en dehors de l’entreprise.

Evaluation précoces des données

Des études montrent que les données détenues par la plupart des organisations contiennent entre 40 et 60% de données redondantes. La réduction des données inutiles dans les entrepôts de données d’entreprise, les bureaux et les systèmes de fichiers peut réduire considérablement le temps et le coût du processus de communication des documents électroniques.
 

  • Regroupe et analyse les ensembles entiers de données d’entreprise en une seule vue.
  • Recherche et supprime les données Redondantes, Obsolètes et Triviales (ROT) de plusieurs systèmes.

Recherche de contenu

Un défi souvent rencontré par le directeur juridique d’une organisation est de localiser, d’identifier et d’accéder aux documents nécessaires dans plusieurs bureaux, juridictions et systèmes. Comme c’est souvent le cas lors de la préparation d’une fusion ou d’une acquisition, la capacité de rechercher et d’accéder aux documents sans alerter les employés peut accélérer le processus et atténuer l’incertitude au sein de l’organisation.
 

  • Identifier les documents pertinents dans plusieurs dépôts et emplacements, e-mails et ordinateurs de bureau
  • Sans interrompre le flux de travail des services et des employés.
  • Utiliser plusieurs critères de recherche selon les propriétés du document et / ou les métadonnées (c.-à-d. date de création, de modification, d’auteur, type de document, etc.)
  • Utiliser plusieurs critères de recherche par contenu de document et/ ou type ( c.-à-d. la recherche de motif d’expression régulière ou la recherche de sujet de recherche)

Conformité à la confidentialité

FileFacets peut être utilisé de différentes façons pour répondre aux exigences en matière de protection des données et de gestion du système d’information et de confidentialité et peut aider les entreprises à se préparer pour les réglementations de la protection de données comme par exemple le Réglement général de la protection des données (RGPD)
 

  • Identifier les documents contenant des données à caractère personnel dans chaque référentiels de données.
  • Identifier les types de documents et les catégories susceptibles de contenir des données sensibles ou personnelles.
  • Définir des règles automatisées pour le traitement de données pour atténuer les risques.
  • FileFacets peut être utilisé pour les rapports périodiques sur les données à caractère personnel dans toute l’entreprise, en identifiant les fichiers contenant des données à caractère personnel et leur lieu où elles sont hébergées.

Gouvernance de l’information

FileFacets peut aider à mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière de gestion et de gouvernance de systèmes d’information, y compris :
 

  • Rationaliser, organiser et permettre des meilleures pratiques de gestion de contenu d’entreprise (ECM).
  • Traiter les données ROT (obsolètes, redondantes et triviales), classer du contenu, implémenter a taxonomie, attribuer des métadonnées, et effectuer la migration de plusieurs entrepôts.

Voulez-vous en savoir davantage ?

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