Der Rechtsweg steckt voller Risiken und kann schnell Zeit und Geld verschlingen.
Wie minimieren Sie das Risiko, die eingebrachte Zeit und das investierte Geld und maximieren so Ihren Nettoprofit?

„Es wäre hilfreich, wenn man Systeme hätte, um den Datenmüll loszuwerden. Ein Teilaspekt, warum e-Discovery so teuer ist, ist der, dass Unternehmen über so viele Daten verfügen, die keinem Unternehmenszweck dienen … Unternehmen werden erkennen, dass es wichtig ist, ihr Information Government in den Griff zu bekommen, um die Daten loszuwerden, die keinem Unternehmenszweck dienen … und zwar in einer Weise, die den Nettoprofit des Unternehmens verbessert.“

— Der Ehrenwerte Andrew J. Peck, US-Magistratsrichter
Quelle: EDRM (edrm.net)

FileFacets für juristische Zwecke

FileFacets bietet eine Plattform und Methodik, um eine Reihe von datenbezogenen Herausforderungen zu lösen, mit denen juristische Fachkräfte und ihre Klienten konfrontiert sind. Mit einer langjährigen Expertise im Bereich der Informationskontrolle, bietet FileFacets die Tools zur Beschaffung von Daten und für die Erkennung und Ausführung von Daten aus einer Vielzahl von Quellen.

FileFacets sitzt links vom Electronic Discovery Reference Model (EDRM), einem Framework, welches die Normen für die Wiederherstellung und Erkennung und die digitalen Daten während des Rechtswegs zusammenfasst. Über eine technisch ausgefeilte und zugleich simple Schnittstelle ermöglicht FileFacets es den Unternehmen, mehrere unstrukturierte Datenquellen zu durchsuchen und spezifische Inhalte zu lokalisieren, zu erkennen, zu organisieren und auszuführen.

Quelle: EDRM (edrm.net)

M&A-Prozesse

FileFacets kann während des sorgfältigen Prüfungsverfahrens bis hin zur Post-Merger-Integration verwendet werden, um die Datenqualität zu verbessern, die Zeit des Analyseprozesses zu verkürzen und das Risiko des Platzens eines Deals zu reduzieren.
 

  • Durchsuchung der IP durch Reduzieren von Datensätzen beschleunigen, indem redundante Daten auf der Verkaufsseite entfernt werden.
  • Erkennen entsprechender Dokumente in einer Vielzahl von Repositorien und Speicherorten, E-Mails und Desktops.
  • Erkennen von Dokumenten, die vertrauliche oder personenbezogene Daten enthalten.
  • Die Inhalte im Datenraum einpflegen, strukturieren und organisieren.
  • Nach Abschluss des Deals, Datensätze und Strukturen kombinieren.

Subpoena Duces Tecum

FileFacets kann für die Durchsuchung und Erzeugung von Daten im Fall einer vom Gericht angeordneten Vorladung zum Beweisantritt verwendet werden.
 

  • Reduzieren von Datensätzen, indem redundante Daten aus den Datenspeichern der Unternehmen entfernt werden.
  • Entsprechende Dokumente in einer Vielzahl von Repositorien und Speicherorten, E-Mails und Desktops lokalisieren.
  • Mehrere Suchkriterien nach Dokumenteneigenschaften und/oder Metadaten (d.h. Datum der Erstellung, der Modifikation, des Autors, des Dokumenttyps, etc.)
  • Mehrere Suchkriterien nach Dokumentinhalt und/oder Typ (d.h. regelmäßige Ausdruckmustersuche oder Themensuche)
  • Kopieren von Daten in ein gemeinsames Verzeichnis für den Export oder Transfer außerhalb des Unternehmens

Frühe Datenbewertung

Studien belegen, dass die Daten im Besitz der meisten Unternehmen zwischen 40-60 % redundante Dateien beinhalten. Das Reduzieren unnötiger Daten in den gesamten Speichern, an Bürostandorten und in Dateisystemen kann die Zeit und auch die Kosten des e-Discovery-Verfahrens erheblich senken.
 

  • Gesamte Unternehmensdatensätze auf einem Blick aggregieren und analysieren.
  • Nach redundanten, obsoleten und trivialen (ROT) Daten suchen und diese aus einer Vielzahl von Systemen entfernen.

Inhaltssuche

Eine Herausforderung, der Syndikusanwälte eines Unternehmens oft gegenüberstehen, liegt in der Lokalisierung, Identifizierung und dem Zugriff auf notwendige Dokumente an mehreren Bürostandorten, in mehreren Zuständigkeitsbereichen und Systemen. Wie es oft der Fall ist, wenn eine Fusion oder Übernahme vorbereitet wird, kann die Möglichkeit, Dokumente zu durchsuchen und auf diese zuzugreifen, ohne die Mitarbeiter darauf aufmerksam zu machen, den Prozess beschleunigen und Unsicherheiten im Unternehmen mindern.
 

  • Erkennen entsprechender Dokumente in einer Vielzahl von Repositorien und Speicherorten, E-Mails und Desktops
  • Ununterbrochener Workflow für die Abteilungen und Mitarbeiter
  • Mehrere Suchkriterien nach Dokumenteneigenschaften und/oder Metadaten (d. h. Datum der Erstellung, der Modifikation, des Autors, des Dokumenttyps, etc.)
  • Mehrere Suchkriterien nach Dokumentinhalt und/oder Typ (d. h. regelmäßige Ausdruckmustersuche oder Themensuche)

Einhaltung des Datenschutzes

FileFacets kann auf vielseitige Weise für den Datenschutz und das Information Management zur Einhaltung der Datenschutz-Compliance eingesetzt werden und kann Unternehmen dabei helfen, sich auf die Datenschutzvorschriften, wie die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vorzubereiten.
 

  • Erkennen von Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten, in jedem Repositorium.
  • Erkennen von Dokumenttypen und Kategorien, die wahrscheinlich vertrauliche oder personenbezogene Daten enthalten.
  • Definieren von automatisierten Datenverarbeitungsregeln, um das Risiko zu mindern.
  • Laufende Berichterstattung über personenbezogene Daten im gesamten Unternehmen und Erkennen, welche Dateien personenbezogene Daten enthalten und wo sich diese befinden.

Informationskontrolle

FileFacets kann das Risiko mindern, die Kosten senken und dabei helfen, die bewährten Verfahren im Bereich Information Management (IM) und Information Government (IG) zu implementieren, einschließlich:
 

  • Rationalisieren, organisieren und ermöglichen bewährter Verfahren des Enterprise Content Managements (ECM).
  • Klassifizieren, Zuordnen und Strukturieren von Inhalten in einer Vielzahl von Repositorien.
  • ROT-Verarbeitung (Bereinigen redundanter obsoleter und trivialer Daten), Inhaltsklassifizierung, Taxonomie-Umsetzung, Metadatenzuordnung und Mehr-Ablagenmigration.

Möchten Sie mehr erfahren?

Lesen Sie unsere Broschüre über die Top 6 Aufgabe der Informationskontrolle, denen die Rechtsbranche gegenübersteht (und wie man sie löst) HIER

Lesen Sie unsere FileFacets Legal-Broschüre HIER